ЭЦП: что это, как получить и где использовать

Аббревиатура «ЭЦП» существует с 2002 года, ведь тогда вышел Федеральный Закон «Об электронно-цифровой подписи». ФЗ-63, принятый в 2011 году, сократил аббревиатуру до 2 букв – ЭП. В этой статье мы рассмотрим для чего нужна электронная подпись, как ее получить и в каких областях она чаще всего используется.

эцп фото

Для чего нужна электронная подпись

Как выглядит электронная подпись? Это код, зашифрованный криптографическим способом, расшифровка которого дает основные сведения о владельце. Он записан на флэш-носитель, однако, содержится только на компьютере владельца ЭП.

Электронно-цифровая подпись – это реквизит электронного документа. Главное предназначениезащита документа от подделки. Реквизит получается с помощью преображения криптографическим методом информации о его владельце.

ЭЦП обеспечивает целостность документа, т. е. после того, как он был подписан, его нельзя будет изменить. А также она помогает сохранить конфиденциальность данных и установить личность человека, который отправил документ.

ЭЦП полностью заменяет ручную подпись при электронном документообороте. Преимущества:

  • Сокращение времени на обмен документацией;
  • Минимизация сил и затрат на процедурные моменты, например, на оформление документации;
  • Гарантия достоверности и конфиденциальности;
  • Построение системы обмена электронной документацией.

ЭП пользуются как физические лица, так и юридические. Для разных категорий владельцев предусмотрены разные виды ЭП, которые мы рассмотрим ниже.

Виды ЭП

флешки

Сегодня существует три вида ЭП:

  1. простая;
  2. усиленная квалифицированная;
  3. усиленная неквалифицированная.

У каждой из них свое предназначение, а также разная степень защиты. Если простая подпись используется для подтверждения личности владельца и создается без использования криптографических технологий, то усиленная квалифицированная подпись имеет намного больший объем полномочий и создана криптографическим способом.

Простая

Вместо криптографической защиты в этом виде ЭП используются коды, пароли или прочие средства защиты. Цель – подтвердить, что документация была подписана владельцем.

ПЭЦ имеет низкую защиту и не защищает документ от его дополнения или подделки.

Применяется юридическими лицами при обращении за государственными услугами. Заявление и другие виды документации подписывают ПЭЦ.

Усиленная неквалифицированная

Для создания усиленной квалифицированной версии уже используется криптографика. С ее помощью определяют личность владельца, а также обнаружить, вносились ли изменения в документ после его подписания. Эта подпись со средней степенью защиты. Для работы с ней понадобится сертификат открытого ключа проверки.

Налоговое законодательство четко не определяет в каких случаях применяют неквалифицированную подпись. По мнению Министерства Финансов, документ, заверенный таким образом, неравнозначен документу, завизированным стандартной рукописной, либо же квалифицированной электронной подписью.

Хозяйствующие субъекты применяют такой вид визирования при налаженном локальном документообороте, однако, стоит иметь в виду, что у налоговой службы могут возникнуть вопросы.

замок

Усиленная квалифицированная

Имеет признаки неквалифицированной ЭП, а также она содержит в арсенале:

  • Ключ проверки, указанный в сертификате;
  • Средства ЭП, используемые для создания, получили подтверждение на соответствие требованиям законодательства.

Из трех эта версия востребованная и широко используемая. Она универсальна и стандартизована, а также у нее повышенная надежность и безопасность.

Документ, подписанный такой ЭП, юридически полностью аналогичен документу, завизированный рукописным способом. Пользоваться такой ЭП можно без дополнительных соглашений и прочих регламентов.

Законодательство четко определяет для каких видов отчетности используют такую ЭП. Бухгалтера должны подписывать квалифицированной ЭП годовую бухгалтерскую отчетность, а также форму РСВ-1 ПФР и декларации в налоговую службу.

Чтобы подписать счет-фактуру, нужна ЭП руководителя организации или лица, уполномоченного на совершение подобного действия приказом, а также доверенностью от имени компании или ИП.

Чтобы встать или сняться с налогового учета нужно написать заявление, а заверяется оно только этим видом ЭП. Заявления о возврате или зачете суммы налога также принимаются налоговой службой только, если оно завизировано усиленной квалифицированной электронной подписью.

телефон клавиатура

Как получить

Цифровая подпись доступна для физических и юридических лиц. Согласно Постановлению правительства Москвы, чтобы получить ЭЦП, нужно обратиться в удостоверяющий центр (УЦ). У многих УЦ, где выдают ЭП, разные требования к документам и будущему владельцу ЭП. Изучите их подробнее, перед тем, как сделать новую ЭЦП.

  1. Выберите задачу для ЭП. Для разных систем используются разные виды. Распространенные задачи: для электронных торговых площадок, работа с порталом «Госуслуги», сдача отчетности, взаимодействие с государственными организациями и проч. Посетите сайт zakupkihelp.ru для более подробного ознакомления с информацией.
  2. Заполните электронную форму на сайте удостоверяющего центра. С вами созвониться менеджер для уточнения деталей. Не стесняйтесь обращаться в службу поддержки, если что-то не будет понятно.
  3. Изготовление ЭП. УЦ нужное какое-то время, чтобы записать информацию на носитель и сформировать сертификат, согласно алгоритмам ЭП.
  4. Приготовьте документы для получения ЭЦП. Менеджер УЦ расскажет вам о том, что предоставляют для получения подписи. Если не можете прийти сами, оформите доверенность на заявителя юридического лица либо физического.
  5. Получите сертификат ЭЦП. После того как вы оплатите ЭЦП и предоставите нужные документы, вы заберете ключ в центрах выдачи. В составе любого комплекта ЭП вы получите сертификат, носитель, лицензию и поддержку УЦ.

На сегодняшний день самым распространенным удостоверяющим центром является компания «Тензор» tenzor.ru, представительства которой есть почти в крупных городах России.

тензор сайт

По прошествии года (период, в течение которого имеет силу подпись) Возможно заказать перевыпуск ЭЦП в том же удостоверяющем центре, он обязан сделать новую ЭЦП.

Обмен электронными документами с ЭП

Сейчас получает распространение электронный документооборот между компаниями (B2B). Предприятия обмениваются документами с юридической силой и уже успели оценить преимущества работы по такому методу:

  • Быстрая доставка (не нужно ждать пока документы привезет курьер или сработает Почта России);
  • Минимизация издержек, возникаемых при подготовке и передаче документации;
  • Ускорение бизнес-процессов в компании;
  • Увеличение скорости оборачиваемости финансов;
  • Возможность направить сэкономленные средства на другие цели;
  • Возможность вовремя сдать отчетность и не попасть под штрафы и санкции со стороны контролирующих органов.

Перечисленные преимущества актуальные в первую очередь для крупных компаний, в которых ведется документооборот.

Юридическая сила ЭЦП

Согласно суждениям правительства Москвы, юридическую силу документу придают реквизиты.

Только квалифицированная подпись является полноценным аналогом рукописной, обеспечивая целостность и подлинность документации. Даже неформальные документы, подписанные квалифицированной подписью, становятся формализованными и легитимными.

мужчина у компьютера

Согласно российскому законодательству, документы, которые были получены посредством телекоммуникационной сети и подписанные ЭП, могут быть доказательством при судебных разбирательствах. Сегодня суды принимают даже заявления, направленные в электронном виде и подписанные ЭП. Подать документ можно с помощью системы «Мой арбитр». Однако не все виды документации отправляют в суд в таком виде. Суд не принимает в электронном виде заявление об обеспечении иска и имущественных интересов.

Хранение электронной документации

Срок действия сертификата ЭП составляет 1 год, а отчетность и прочая бухгалтерская документация хранится 5 лет. Даже при прошествии 1 года документ не потеряет своей силы, т. к. в момент подписания в него был занесен «штамп времени». Штамп замещает реквизит даты в документе. Он подтвердит, что на момент подписания документации сертификат был действителен.

Если вы не умеете работать со штампами, то добиться подтверждения даты можно при обращении в удостоверяющий центр, попросив отыскать сертификат в списке отозванных сертификатов.

Хранение электронной документации налаживается либо организовав локальное хранилище (т. е. выделив сервер в компании), либо на облаке (документация хранится в облачном хранилище компании, чьими услугами вы пользуетесь).

Проблемы внедрения ЭП на предприятии

Людям до сих пор трудно привыкнуть к цифровым новинкам, и большинство относятся к ЭП как к чему-то несерьезному. Если в документе нет обычной печати, его будут считать неподписанным. На большинстве предприятий используют кипы бумаг, вместо того чтобы хранить все в облачном хранилище и передавать документацию при помощи защищенных каналов. Да, барьер при внедрении электронного документооборота скорее психологический.

собрание сотрудников

Выход из психологической проблемы – обычная бумажка под названием «Положение об электронном документообороте». Работникам дают время ознакомиться с документом и заверить его. После внедрения Положения работники понимают серьезность ЭП и перестают относиться несерьезно к закрытым секретным ключам.

Помимо психологической составляющей, есть еще однаобразовательная. Старшему поколению сложно обучиться работе с ЭЦП. Работники с большим стажем ценятся в организации, но многие отстают от современных реалий, отказываясь обучаться новому. Решить эту проблему, как и проблему психологического плана, можно, но это не так то просто.

Стоит подойти к обучению с чувством, толком и расстановкой. Для начала поручить провести обучение сотрудников работникам IT-отдела. Если у них не получится переобучить некоторых работников, то тогда стоит организовать обучение от сторонней компании. Некоторые удостоверяющие центры предоставляют своих специалистов для проведения курсов по работе с ЭП.

Нужно быть готовым к непринятию внедрений коллективом. Это нормальная реакция и этот период просто пройти. Как только работники оценят, что работать с ЭП стало проще, они перестанут возмущаться и забудут о том, что вы навязали им работу с новыми технологиями.

Для облегчения перехода предусмотрите двойной документооборот. Пусть в течение нескольких месяцев сотрудники обмениваются как бумажными, так и электронными версиями документации. Не делайте срок слишком большим: хватит и двух месяцев.

Как выглядит цифровая подпись

фото электронной печати

Как выглядит ЭЦП? Все просто: это данные на флэш-носителе, хранящем информацию о владельце. ЭЦП сегодня – это полноценный аналог рукописной. ЭП стала незаменимым помощником на предприятиях, которые минимизируют издержки и ускоряют обмен корреспонденцией с контрагентами. Однако не все виды ЭП подходят для той или иной операции: при получении подписи уточните для чего она вам нужна.

Поспешите сделать электронную подпись для применения в различных сферах жизни, а также если желаете оставаться на одной волне с современностью и оптимизировать свои временные и финансовые затраты на документооборот.

Видео по теме статьи:

Ссылка на основную публикацию
Похожие публикации